لقد قررتم شراء الماتشا الياباني بكميات كبيرة، وتعملون الآن على تجهيز ملف مستندات الشحنة. يتناول هذا المقال الجانب الورقي الخاص بأسواق الخليج: ما الذي تطلبونه من المورّد الياباني، وما الذي تكتبونه في أمر الشراء (PO)، وكيف تختلف مجموعة المستندات بين كيس كبير مخصّص لقطاع خدمات الطعام وكيس جاهز للبيع بالتجزئة يحمل علامة خاصة. ولا يتناول المقال الجانب المادي من الشحن إلى الخليج؛ فالحرارة والرطوبة وسلسلة التبريد ومناولة الميل الأخير نعالجها في مقالنا عن الحرارة والرطوبة في سلسلة شحن الماتشا إلى الإمارات العربية المتحدة. وإذا كانت وجهتكم كندا لا الخليج، فإن الجهات الرسمية المعنية وقواعد الملصقات تختلف، ونتناولها في مقال ملصقات CFIA. وللاطلاع على شرح عام لخطوات الطلب من اليابان لا يقتصر على منطقة بعينها، راجعوا استيراد الماتشا من اليابان.
ملاحظة تمهيدية قبل الدخول في التفاصيل: معظم المتاعب التي نراها في الشحنات الأولى إلى الخليج ليست مشكلة في الشاي نفسه. فالشاي نفسه مسحوق نباتي أحادي المكوّن، خالٍ من أي مدخلات من أصل حيواني ومن الكحول، ولا يحتوي في درجاتنا القياسية على أي مضافات. أما الصعوبات فتكمن في ثلاث مسائل تتعلق بالمستندات: إثبات حالة الحلال ونطاقه، ومحتوى الملصق العربي، والمدة المتبقية من مدة الصلاحية المعلنة عند وصول الشحنة. ويمكن حسم المسائل الثلاث كلها في أمر الشراء قبل بدء الإنتاج، ومتى حُسمت فإنها تتكرر دون تغيير في كل طلب لاحق.
ملاحظة حول طريقة عرض القواعد في هذا المقال
تُحدَّد متطلبات استيراد الأغذية في دول مجلس التعاون الخليجي (GCC) جزئيًا على المستوى الإقليمي من خلال مواصفات GSO، وجزئيًا من خلال السلطات الوطنية والسلطات على مستوى كل إمارة، كما تختلف ممارسات التطبيق من ميناء إلى آخر. ولا نورد في هذا المقال حدودًا رقمية أو قوائم بجهات التصديق على أنها حقائق ثابتة، لأنها تتغير، ولأننا لا نستطيع التحقق لكم من الموقف الحالي لكل دولة. وما نفعله بدلًا من ذلك:
- نرشدكم إلى البوابات الرسمية — هيئة التقييس لدول مجلس التعاون لدول الخليج العربية (GSO)، وبالنسبة إلى المملكة العربية السعودية، الهيئة العامة للغذاء والدواء (SFDA) — ونوضح لكم السؤال الذي ينبغي توجيهه إليها.
- حين نصف أمرًا بأنه ممارسة شائعة، فإننا نقدّمه بوصفه من خبرتنا في المناولة لا بوصفه اشتراطًا تنظيميًا.
- حين يكون رقمٌ ما مهمًا لطلبيتكم، نقدّم لكم الإجراء الذي تحصلون به عليه من الجهة المختصة في بلد المقصد أو من وكيل التخليص الخاص بكم، بحيث يكون الرقم الذي تعتمدونه حديثًا وخاصًا بمينائكم.
تعاملوا مع كل بند أدناه على أنه «يُتحقَّق منه وفق المواصفة السارية في بلد المقصد أو الإمارة المقصودة وقت الطلب». واطلبوا من المخلّص الجمركي في ميناء المقصد أن يؤكد ذلك كتابيًا؛ فهو الطرف الذي سيتابع الشحنة حتى اجتيازها الفحص.
السؤال 1: إثبات الحلال، وما يجب أن يشمله نطاقه
السؤال الذي يطرحه المشترون عادةً هو: «هل الماتشا حلال؟» لكنه ليس السؤال الصحيح الذي ينبغي توجيهه إلى المورّد، لأن الورقة نفسها لا تثير أي إشكال. أما السؤال الذي يحدد قبول شهادتكم أو رفضها فيتعلق بالنطاق: أي منشأة، وأي منتج، وأي خطوط معالجة وتعبئة تذكرها الشهادة، وأي جهة تصديق أصدرتها.
أمران ينبغي التثبّت منهما، بهذا الترتيب:
أي جهة تصديق، وهل هي مقبولة في بلد المقصد
كثيرًا ما يجد المستوردون في الخليج أن شهادة حلال صادرة عن جهة أجنبية ما تُقبل في سوق خليجية وتُثار حولها التساؤلات في سوق أخرى. ولسنا في موقع يسمح لنا بنشر قائمة حديثة بالجهات المعترف بها في كل دولة، وأي قائمة ننشرها ستصبح قديمة. فافعلوا ما يلي بدلًا من ذلك: خذوا اسم جهة التصديق المذكور في شهادة المورّد، واسألوا (أ) الجهة المختصة بالغذاء في بلد المقصد أو الجهة المشغّلة لبرنامج تقويم المطابقة فيه، و(ب) المخلّص الجمركي الخاص بكم، عمّا إذا كانت الشهادات الصادرة عن تلك الجهة مقبولة حاليًا للأغذية المستوردة في مينائكم. واحصلوا على الإجابة قبل أن يحدد المورّد موعد الإنتاج، لا بعد إبحار الحاوية. وابدؤوا من بوابة GSO للاطلاع على إطار المواصفات الإقليمية، ومن الجهة الوطنية المختصة في بلدكم — وهي في المملكة العربية السعودية SFDA — لمعرفة الموقف الوطني.
ما يجب أن تذكره الشهادة
بالنسبة إلى مسحوق شاي أحادي المكوّن، لا تتعلق مسألة الحلال الجوهرية بالشاي نفسه، بل بكل ما يلامس الشاي بعد مرحلة الورقة:
- خط التعبئة. هل الخط مخصّص، أم يُستخدم أيضًا لمنتجات تحتوي على مكوّنات من أصل حيواني أو قائمة على الكحول؟ وإذا كان مشتركًا، فما إجراءات التحقق من فعالية التنظيف بين دورات التشغيل؟
- مضادات التكتّل أو عوامل تحسين الانسياب. درجتا Ceremonial وCulinary القياسيتان لدينا شاي بنسبة 100%، لكن إذا كنتم تطلبون خلطة — ماتشا مع السكر أو الحليب المجفف أو مادة مثبّتة لخلطة لاتيه جاهزة — فإن كل مدخل من هذه المدخلات يحتاج إلى إثبات مستقل لحالة الحلال الخاصة به، وهنا تحديدًا تقصر الشهادات في أغلب الأحيان عن تغطية المنتج النهائي.
- مساعدات التصنيع ومواد التشحيم المستخدمة على المعدات، والتي تفحصها بعض برامج التصديق.
- شكل العبوة نفسه. فالشهادة التي تغطي كيسًا للبيع بالتجزئة بوزن 1 كجم لا تمتد تلقائيًا لتشمل كيسًا كبيرًا بوزن 20 كجم يُنتَج على خط مختلف.
وعليه، فإن طلب المستندات من المورّد يتضمن: شهادة الحلال، مع الملحق أو بيان النطاق الذي يسرد المنتجات المشمولة وأشكال العبوات وعنوان المنشأة؛ إضافةً إلى بيان مكتوب يتضمن الإفصاح الكامل عن المكوّنات والمضافات، بما في ذلك مساعدات التصنيع، للصنف المحدد الذي تشترونه. وإذا كنتم تشترون خلطة، فاطلبوا أيضًا مستندات الحلال لكل مكوّن من غير الشاي.
السؤال 2: محتوى الملصق العربي، بين عبوات الكميات الكبيرة والعبوات الجاهزة للبيع بالتجزئة
تُحدَّد اشتراطات الوسم باللغة العربية للأغذية المبيعة في أسواق دول مجلس التعاون الخليجي في مواصفات GSO، وتطبّقها السلطات الوطنية؛ أما النطاق العملي — أي الحقول، وأي أنواع العبوات، وهل يُقبل وضع ملصق إضافي في بلد المقصد — فهو الجزء الذي يجب أن تتحققوا منه لبلد المقصد بدلًا من افتراضه. وبدلًا من سرد قاعدة لا نستطيع توثيق مصدرها لكل إمارة، نعرض فيما يلي كيف تحصلون على إجابة يمكن الدفاع عنها، وما الذي تغيّره عادةً في تصاميم الملصقات لديكم.
ما يمكننا قوله من خبرتنا في عمليات التصدير، بوصفه خبرة عملية لا اشتراطًا تنظيميًا: المستوردون في الخليج الذين يطلبون منا عبوات جاهزة للبيع بالتجزئة يطلبون في الغالبية العظمى من الحالات تصاميم ملصقات ثنائية اللغة بالعربية والإنجليزية تُنتَج في اليابان، في حين أن المستوردين الذين يطلبون عبوات كبيرة لقطاع خدمات الطعام يميلون أكثر إلى وضع ملصق إضافي أو إعادة الوسم في بلد المقصد. وهذا التوزيع نمط تجاري في سجل طلباتنا، لا اشتراط قانوني، ولا ينبغي أن يغني عن التحقق من الالتزام المترتب عليكم أنتم.
الإجراء الذي تحصلون به على إجابتكم الخاصة:
- حدّدوا الحالة النهائية للعبوة عند نقطة البيع. فكيس بوزن 20 كجم يُفتح في المخزن الخلفي لمقهى، وكيس بوزن 100 جم على رف في سوبرماركت، يُعامَلان معاملة مختلفة في معظم أنظمة وسم الأغذية، لأن أحدهما لا يُباع للمستهلك.
- أرسلوا إلى المخلّص الجمركي أو إلى الجهة المختصة في بلد المقصد صورة فوتوغرافية أو نسخة تجريبية من تصميم الملصق الذي تعتزمون استخدامه، مع وصف حجم العبوة وما إذا كانت ستُباع للمستهلكين.
- اسألوا تحديدًا: ما الحقول التي يجب أن تظهر باللغة العربية، وهل يفي ملصق عربي إضافي يوضع بعد الاستيراد بالاشتراط، وهل توجد أي خطوة لتسجيل المنتج قبل أول عملية استيراد لهذا النوع من العبوات.
- احصلوا على الرد كتابيًا وأرفقوه بملف أمر الشراء. فهذا الرد المكتوب هو ما يحميكم إذا صادفت شحنة لاحقة مفتشًا مختلفًا.
الحقول التي ينبغي تجهيزها باللغتين أيًّا كانت الإجابة، لأنها تظهر في جميع أنظمة وسم الأغذية تقريبًا ولا يكلّف إعدادها المبكر شيئًا: اسم المنتج، وقائمة المكوّنات، والوزن الصافي، وبلد المنشأ، واسم الشركة المصنّعة وعنوانها، واسم المستورد وعنوانه، وتاريخ الإنتاج، وتاريخ انتهاء الصلاحية أو تاريخ «يُفضَّل استهلاكه قبل»، ورمز التشغيلة، وظروف التخزين. وفي حالة الماتشا، يكتسب سطر التخزين أهمية تجارية إلى جانب أهميته القانونية — راجعوا الملاحظة الخاصة بالخليج أدناه.
بيان التخزين يستحق النقاش
إن عبارة عامة مثل «يُحفظ في مكان بارد وجاف» عبارة ضعيفة في سوق تكون فيها درجة الحرارة المحيطة في المستودعات مرتفعة خلال جزء كبير من السنة. ونوصي بتحديد نطاق لدرجة الحرارة وبعبارة «يُحفظ مبرّدًا بعد الفتح» على الملصق، وبتوحيد هذه الصياغة بين الملصق وورقة المواصفات وأمر الشراء. فذلك يعطي فريق مستودعكم وعملاءكم تعليمات لا لبس فيها، ويجعل أي نقاش لاحق حول الجودة نقاشًا قائمًا على الوقائع. والتخزين المبرّد يكلّف مالًا؛ وحسم ذلك مسبقًا أقل كلفة من اكتشافه عند وصول منصّة نقالة.
السؤال 3: ما المدة التي يجب أن تتبقى من مدة الصلاحية عند الوصول
يخبرنا عدد من المستوردين أن التخليص لديهم مشروط بتبقّي نسبة دنيا من مدة الصلاحية المعلنة عند نقطة الاستيراد، وأن هذه النسبة تختلف باختلاف السوق وفئة المنتج. ولن نورد رقمًا هنا، لأننا لا نستطيع توثيق رقم حديث لكل دولة من دول مجلس التعاون الخليجي، ووجود رقم متقادم في أمر الشراء أسوأ من عدم وجود رقم على الإطلاق.
إليكم الحساب الذي تجرونه بأنفسكم، بعد أن تحصلوا على الاشتراط الفعلي من الجهة المختصة في بلد المقصد أو من المخلّص الجمركي:
- احصلوا على مدة الصلاحية المعلنة للصنف المحدد وشكل العبوة المحدد من ورقة مواصفات المورّد. لا للفئة، بل للصنف — فالماتشا في علبة معدنية معبّأة بضخ النيتروجين والماتشا في كيس كبير قد يحمل كلٌّ منهما مدة صلاحية معلنة مختلفة.
- احصلوا كتابيًا من الجهة المختصة في بلد المقصد على النسبة المطلوب تبقّيها (أو عدد الأشهر المتبقية).
- أجروا عملية الضرب للحصول على أقصى عمر مسموح به عند الوصول. حساب على سبيل المثال فقط: مدة الصلاحية المعلنة L شهرًا، والنسبة المطلوب تبقّيها f، فيكون أقصى عمر عند الوصول L × (1 − f) شهرًا.
- اطرحوا مدة النقل والتخليص الواقعية — أي المدة من الباب إلى الباب التي يحددها وكيل الشحن لمساركم، مضافًا إليها هامش احتياطي للتخليص — للحصول على أبكر تاريخ إنتاج مقبول.
- اكتبوا هذا التاريخ، أو نافذة زمنية لتاريخ الإنتاج، في أمر الشراء بوصفه شرطًا لا تفضيلًا.
نتيجتان تفاجئان المشترين. أولًا، مدة الصلاحية المعلنة للماتشا قصيرة مقارنةً بكثير من المساحيق المستقرة في ظروف التخزين العادية، ولذلك يكون أثر الحساب أعلاه أشد مما هو عليه في حالة المعكرونة المجففة مثلًا؛ وقد تكون الفترة بين الإنتاج وآخر تاريخ وصول مقبول ضيقة. ثانيًا، هذا الحساب هو ما يحدد وسيلة الشحن لديكم. فإذا لم يترك لكم الحساب متسعًا كافيًا على مساركم البحري، فالخيار هو الشحن الجوي، أو نمط طلبات أصغر وأكثر تكرارًا، أو إعادة التفاوض على جدول الإنتاج. وهذا قرار يُتخذ في مرحلة أمر الشراء، حين لا يزال بإمكان المورّد التخطيط على أساسه، لا عند حجز الشحن.
ملف مستندات استيراد الماتشا إلى الخليج: ملحق لأمر الشراء يمكنكم إعادة استخدامه
الجدول أدناه هو قائمة التحقق التي نقترح إرفاقها بأمر الشراء. ويبيّن العمودان الأخيران البنود التي تختلف بين عبوة كبيرة لقطاع خدمات الطعام وعبوة جاهزة للبيع بالتجزئة تحمل علامة خاصة.
| المستند أو الخاصية | عبوة كبيرة لقطاع خدمات الطعام | عبوة جاهزة للبيع بالتجزئة بعلامة خاصة |
|---|---|---|
| شهادة الحلال مع ملحق نطاق يذكر المنشأة والمنتج وشكل العبوة | مطلوبة؛ تحققوا من أن خط العبوات الكبيرة مشمول بالنطاق | مطلوبة؛ تحققوا من أن خط عبوات التجزئة مشمول بالنطاق |
| مستندات الحلال لكل مكوّن من غير الشاي (للخلطات فقط) | تنطبق في حالة الخلط | تنطبق في حالة الخلط؛ وهي أكثر شيوعًا في الخلطات الجاهزة |
| شهادة المنشأ | مطلوبة | مطلوبة |
| الشهادة الصحية أو شهادة الصحة النباتية | تحققوا منها لدى الجهة المختصة في بلد المقصد لمينائكم | تحققوا منها لدى الجهة المختصة في بلد المقصد لمينائكم |
| الإفصاح الكامل عن المكوّنات والمضافات ومساعدات التصنيع | مطلوب | مطلوب، ويجب أن يطابق الملصق المطبوع |
| نسخة تجريبية من تصميم الملصق العربي | تُعالَج غالبًا بوضع ملصق إضافي في بلد المقصد — تحققوا من قبول ذلك | تُنتَج عادةً في اليابان؛ تحققوا من الحقول الإلزامية قبل الطباعة |
| تسجيل المنتج قبل أول عملية استيراد | تحققوا مما إذا كان ينطبق على العبوات غير الموجّهة للمستهلك | تحققوا من ذلك؛ واحتمال انطباقه أكبر |
| نافذة تاريخ الإنتاج وبند المدة المتبقية من الصلاحية | مطلوبان في أمر الشراء | مطلوبان في أمر الشراء؛ وبحدود أضيق، لأن دوران المخزون في البيع بالتجزئة أبطأ |
| صيغة رمز التشغيلة ورمز التتبّع | اتفقوا على الصيغة مع المورّد | اتفقوا على الصيغة؛ ويجب أن تكون مقروءة على عبوة المستهلك |
| بيان درجة حرارة التخزين في ورقة المواصفات وعلى الملصق | مطلوب | مطلوب، إضافةً إلى تعليمات ما بعد الفتح |
| قرار وسيلة الشحن بناءً على حساب مدة الصلاحية | يُحدَّد في أمر الشراء | يُحدَّد في أمر الشراء |
بنود أمر الشراء الثلاثة
يمكن اختصار كل ما سبق في ثلاثة بنود. أدرجوها في أمر الشراء ليصبح ملف المستندات قابلًا للتكرار:
- بند المستندات. «يلتزم البائع بأن يقدّم مع كل شحنة: شهادة الحلال مع ملحق نطاق يغطي المنشأة وشكل العبوة المورَّدة؛ وشهادة المنشأ؛ والإفصاح الكامل عن المكوّنات والمضافات ومساعدات التصنيع؛ وأي شهادة صحية أو شهادة صحة نباتية يحددها المشتري لميناء المقصد. وتُصدَر المستندات باللغة الإنجليزية.»
- بند تاريخ الإنتاج. «يجب ألا يسبق تاريخ إنتاج البضائع [التاريخ المستخرج من الحساب أعلاه]، ويجب أن تحمل تاريخ الإنتاج وتاريخ انتهاء الصلاحية ورمز التشغيلة بوصفها حقولًا مطبوعة. وتكون مدة الصلاحية المعلنة وفق ما هو مذكور في ورقة المواصفات المتفق عليها.»
- بند الملصق. «يجب أن يعتمد المشتري كتابيًا تصميم الملصق، بما في ذلك الحقول باللغة العربية وفق ما يحدده المشتري، قبل الطباعة. ويجب أن يطابق نص المكوّنات ومسببات الحساسية المطبوع الإفصاحَ المقدَّم بموجب بند المستندات.»
نموذج رسالة بريد إلكتروني إلى مورّدكم الياباني
أرسلوا هذه الرسالة اليوم. فكل سؤال أدناه لا يستطيع الإجابة عنه إلا المورّد.
الموضوع: مجموعة المستندات وشروط أمر الشراء — ماتشا بكميات كبيرة إلى [بلد المقصد]
نحن بصدد إعداد طلبية أولى من [الكمية] كجم من ماتشا [الدرجة] في [شكل العبوة] لاستيرادها إلى [الدولة/الإمارة]. وقبل أن نصدر أمر الشراء، نرجو تأكيد ما يلي.
1. شهادة الحلال: ما جهة التصديق التي أصدرت شهادتكم الحالية؟ ونرجو إرسال الشهادة مع ملحق النطاق الذي يبيّن المنشأة والمنتجات وأشكال العبوات المشمولة. ونرجو تأكيد ما إذا كان خط التعبئة المستخدم لشكل العبوة الخاص بنا مخصّصًا، وإذا كان مشتركًا، فما المنتجات التي تشترك فيه.
2. التركيب: نرجو إرسال الإفصاح الكامل عن المكوّنات والمضافات ومساعدات التصنيع للصنف المحدد في عرض السعر، بما في ذلك أي مادة تُستخدم على خط الإنتاج.
3. مدة الصلاحية: نرجو تأكيد مدة الصلاحية المعلنة لهذا الصنف في شكل العبوة هذا، ومدة التوريد المعتادة لديكم من تاريخ الطلب حتى تاريخ الإنتاج.
4. تاريخ الإنتاج: سنحتاج إلى تحديد نافذة زمنية لتاريخ الإنتاج في أمر الشراء. نرجو تأكيد أقرب تاريخ إنتاج يمكنكم تقديمه لكمية [الكمية] كجم، وما إذا كانت نافذة أضيق ستغيّر السعر أو مدة التوريد.
5. المستندات: نرجو تأكيد قدرتكم على إصدار شهادة المنشأ، وكذلك شهادة صحية أو شهادة صحة نباتية إذا طلبها ميناؤنا، وأن جميع المستندات يمكن إصدارها باللغة الإنجليزية.
6. الملصقات: بالنسبة إلى العبوات الجاهزة للبيع بالتجزئة، نرجو تأكيد ما إذا كان بإمكانكم طباعة تصاميم ثنائية اللغة بالعربية والإنجليزية وفق البيانات التي نقدّمها، والموعد النهائي لتسليم التصاميم مقارنةً بموعد الإنتاج.
7. التخزين: نرجو ذكر نطاق درجة حرارة التخزين الموصى به للعبوات غير المفتوحة والمفتوحة، بالصيغة التي تودّون أن يظهر بها على الملصق.
ما الذي ترسلونه إلينا
تنتهي معظم صفوف قائمة التحقق عند أمرٍ لا يستطيع تأكيده إلا المورّد: نطاق الحلال لخط التعبئة، والنافذة الزمنية لتاريخ الإنتاج التي يمكن تحقيقها، وما إذا كان يمكن طباعة التصاميم بلغتين في اليابان، ومدة الصلاحية المعلنة في ورقة المواصفات الحالية. ويمكننا الإجابة عن هذه الأمور الأربعة كلها لشكل العبوة الذي تعتزمون شراءه فعلًا.
أرسلوا إلينا الكمية المستهدفة والدرجة وشكل العبوة وميناء المقصد، وسنرسل إليكم عرض سعر بالجملة مع مجموعة المستندات التي يمكننا إصدارها بموجبه، لتتمكنوا من مطابقته بندًا بندًا مع الملحق أعلاه قبل أن تلتزموا بأمر شراء.
اطلبوا عرض سعر بالجملة وقائمة المستندات
يصف هذا المقال الممارسات وفق طريقة المناولة وأوراق المواصفات المعتمدة لدينا حاليًا. وتتغير مواصفات دول مجلس التعاون الخليجي والاشتراطات الوطنية وممارسات التطبيق على مستوى الموانئ؛ فتحققوا من كل بند يخص جهة رسمية بعينها مع الجهة المختصة في بلد المقصد أو مع المخلّص الجمركي وقت الطلب.
