บทความนี้เขียนสำหรับผู้ซื้อในสิงคโปร์ที่เลือกซัพพลายเออร์มัทฉะญี่ปุ่นได้แล้วและกำลังจะออกใบสั่งซื้อ (PO) ฉบับแรก โดยครอบคลุมเพียงเรื่องเดียว คือการแบ่งเอกสารสำหรับพิธีการศุลกากรออกเป็นส่วนที่ผู้บรรจุในญี่ปุ่นต้องพิมพ์หรือออกให้ และส่วนที่คุณในฐานะผู้นำเข้าในสิงคโปร์สำแดงหรือดำเนินการเอง — และกำหนดการแบ่งหน้าที่นี้ไว้ใน PO ให้ชัดเจนก่อนเริ่มการผลิต
เรื่องอื่น ๆ อยู่ในบทความที่เกี่ยวข้อง สิ่งที่เกิดขึ้นหลังตู้คอนเทนเนอร์ได้รับการปล่อยแล้ว — การจัดเก็บในคลังสินค้าเขตร้อน ความชื้น และการขนส่งช่วงสุดท้าย (last-mile) ในสิงคโปร์ — อธิบายไว้ในบทความของเราเรื่องการจัดเก็บในคลังสินค้าและการขนส่งช่วงสุดท้ายของมัทฉะในสิงคโปร์ หากคุณยังอยู่ในขั้นตอนการเลือกซัพพลายเออร์และรูปแบบการขนส่ง โปรดอ่านภาพรวมการนำเข้ามัทฉะจากญี่ปุ่นซึ่งไม่เจาะจงตลาดใดตลาดหนึ่งก่อน และหากคำถามของคุณเกี่ยวกับแคนาดาแทนที่จะเป็นสิงคโปร์ — ฉลากสองภาษา ใบอนุญาตตาม SFCR — นั่นเป็นกฎเกณฑ์อีกชุดหนึ่ง ซึ่งอธิบายไว้ในบทความเรื่องการติดฉลากตามข้อกำหนดของ CFIA
หมายเหตุเกี่ยวกับสถานะของกฎระเบียบ: ประเภทของใบอนุญาต (licence) ขั้นตอนการยื่นขอใบอนุญาตนำเข้า (permit) และมาตรการควบคุมใด ๆ สำหรับสินค้าที่มีแหล่งกำเนิดจากญี่ปุ่น กำหนดโดยสำนักงานอาหารสิงคโปร์ (Singapore Food Agency) และกรมศุลกากรสิงคโปร์ (Singapore Customs) และมีการเปลี่ยนแปลงมาแล้วในช่วงหลายปีที่ผ่านมา เนื้อหาด้านล่างทั้งหมดไม่ควรถือเป็นการระบุข้อกฎหมายที่ใช้บังคับในปัจจุบัน โปรดตรวจสอบประเด็นด้านกฎระเบียบทุกข้อบนเว็บไซต์ของ SFA และกรมศุลกากรสิงคโปร์ หรือกับตัวแทนออกของ (declaring agent) ของคุณ ณ เวลาที่คุณสั่งซื้อ บทความนี้ให้โครงสร้างของการหารือกับซัพพลายเออร์ ไม่ใช่ตัวบทกฎหมาย
เหตุใดสินค้าที่จัดส่งครั้งแรกจึงถูกกักไว้ และเหตุใดจึงไม่ค่อยเป็นเพราะตัวชา
จากประสบการณ์ในการดำเนินงานของเราเองในฐานะผู้ส่งออกมัทฉะญี่ปุ่น — ซึ่งเป็นข้อสังเกตจากคำสั่งซื้อที่เราจัดส่ง ไม่ใช่สถิติที่ได้จากการวัดผล — การกักสินค้าที่จัดส่งครั้งแรกไปยังตลาดศูนย์กลางการค้า (hub) ในเอเชียแทบไม่เคยเกิดจากการที่ตัวสินค้าไม่ผ่านเกณฑ์ใด ๆ แต่เกิดจากความไม่สอดคล้องกัน กล่าวคือ คำอธิบายสินค้าที่ผู้นำเข้าสำแดงไว้ในใบอนุญาตนำเข้าไม่ตรงกับสิ่งที่ผู้บรรจุในญี่ปุ่นเขียนไว้บนใบกำกับสินค้า (commercial invoice) ฉลาก และใบรับรองผลการวิเคราะห์
ความไม่สอดคล้องที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ นั้นคาดการณ์ได้:
- คำอธิบายสินค้า คำว่า "Matcha" เพียงคำเดียวไม่ใช่คำอธิบายที่ระบบศุลกากรเข้าใจ แต่ "Green tea, powdered, unsweetened, 100% tea leaf" (ชาเขียว ชนิดผง ไม่เติมน้ำตาล ทำจากใบชาล้วน) เป็นคำอธิบายที่ระบบเข้าใจ หากการสำแดงในใบอนุญาตนำเข้าของคุณระบุอย่างหนึ่ง แต่ใบกำกับสินค้าระบุอีกอย่างหนึ่ง จะต้องมีผู้อธิบายความแตกต่างนั้นก่อนที่สินค้าจะได้รับการปล่อย
- สินค้าที่มีส่วนประกอบเพียงชนิดเดียว เทียบกับสินค้าผสม มัทฉะล้วนเป็นอาหารที่มีส่วนประกอบเดียว ส่วนพรีมิกซ์มัทฉะลาเต้ที่มีน้ำตาล ของแข็งจากนม (milk solids) หรือสารป้องกันการจับตัวเป็นก้อน เป็นสินค้าคนละประเภท ซึ่งมีข้อความแสดงส่วนประกอบต่างกัน และอาจจัดอยู่ในพิกัดศุลกากรต่างกันด้วย ผู้ซื้อมักสั่งทั้งสองอย่างใน PO ฉบับเดียว และปล่อยให้เอกสารปะปนทั้งสองอย่างเข้าด้วยกัน
- น้ำหนักสุทธิและการระบุล็อต ใบรายการบรรจุหีบห่อ (packing list) ต้องระบุว่าหมายเลขล็อตใดอยู่ในกล่องใด ในลักษณะที่เจ้าหน้าที่ตรวจสอบสามารถตรวจตามได้จริงกับตัวสินค้า หากบนกล่องใช้รูปแบบรหัสล็อตแบบหนึ่ง แต่ใบรับรองผลการวิเคราะห์ใช้อีกแบบหนึ่ง ความเชื่อมโยงนั้นก็จะขาดลง
- เกณฑ์ของอายุการเก็บรักษา วันควรบริโภคก่อน (best-before) บนบรรจุภัณฑ์ต้องสอดคล้องกับสิ่งใดสิ่งหนึ่ง — คือวันผลิตบวกระยะเวลาที่ระบุไว้ ภายใต้สภาวะการเก็บรักษาที่ระบุไว้ สอบถามซัพพลายเออร์ว่าพิมพ์วันที่ใดไว้และพิมพ์ในรูปแบบใด
- ข้อความระบุแหล่งกำเนิดและการแปรรูป สถานที่ปลูกใบชา สถานที่บดเป็นผง และผู้บรรจุ เป็นข้อเท็จจริงสามข้อที่แยกจากกัน ข้อมูลเหล่านี้ควรสอดคล้องกันทั้งในใบกำกับสินค้า หนังสือรับรองถิ่นกำเนิดสินค้า (หากคุณขอ) และฉลาก
ทั้งห้าข้อนี้ถูกกำหนดไว้ตั้งแต่ขั้นตอนการผลิต การติดฉลากใหม่หลังสินค้ามาถึงแล้วในคลังสินค้าที่สิงคโปร์มีต้นทุนทั้งค่าแรง จำนวนวันที่ต้องเก็บสินค้า และบ่อยครั้งยังต้องขออนุมัติใหม่อีกรอบ การตกลงถ้อยคำกันก่อนที่ผู้บรรจุจะพิมพ์สิ่งใดออกมา คืองานเดียวกันในแบบที่ต้นทุนต่ำกว่า
การแบ่งหน้าที่ด้านเอกสาร: ฝั่งซัพพลายเออร์กับฝั่งผู้นำเข้า
ด้านล่างคือแบบฟอร์ม ให้คัดลอกไปใช้ กรอกถ้อยคำที่ตกลงกับซัพพลายเออร์ของคุณสำหรับแต่ละรายการ แล้วแนบหน้าที่ลงนามแล้วไปกับ PO สาระสำคัญไม่ได้อยู่ที่ตัวแบบฟอร์ม — แต่อยู่ที่ทุกรายการมีผู้รับผิดชอบและมีข้อความที่ตกลงกันแล้วก่อนการผลิต
รายการที่ซัพพลายเออร์ญี่ปุ่นพิมพ์หรือออกให้
- คำอธิบายสินค้าในใบกำกับสินค้า ถ้อยคำที่ตกลงกันเป็นภาษาอังกฤษ และเหมือนกันในเอกสารทุกฉบับ บันทึกไว้ด้วยว่าซัพพลายเออร์จะเพิ่มคำระบุหมวดหมู่ทางพฤกษศาสตร์/หมวดหมู่สินค้าที่คุณต้องใช้ในการสำแดงหรือไม่
- ใบรายการบรรจุหีบห่อพร้อมการระบุล็อตของแต่ละกล่อง จำนวนกล่อง น้ำหนักสุทธิและน้ำหนักรวมต่อกล่อง และล็อตใดอยู่ในกล่องใด
- ใบรับรองผลการวิเคราะห์: ขอบเขต พารามิเตอร์ใดบ้างที่มีอยู่จริงใน CoA มาตรฐานของซัพพลายเออร์ และพารามิเตอร์ใดที่ต้องทดสอบแยกต่างหากโดยมีค่าใช้จ่าย ให้สอบถามอย่างชัดเจน — ขอบเขตมาตรฐานแตกต่างกันไปตามผู้ผลิต
- ถ้อยคำในรายงานผลการทดสอบสำหรับสารตกค้างและสารปนเปื้อน หากทีมด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด (compliance) ของคุณหรือลูกค้าของคุณเองต้องการตัวเลขสารเคมีกำจัดศัตรูพืชตกค้างหรือโลหะหนัก รายงานต้องระบุวิธีการทดสอบและขีดจำกัดของการวัดปริมาณ (limit of quantification) ไม่ใช่ระบุเพียงว่า "ผ่าน"
- ข้อความแสดงส่วนประกอบบนบรรจุภัณฑ์ สำหรับมัทฉะล้วน ใช้เพียงบรรทัดเดียว สำหรับสินค้าผสมทุกชนิด ใช้รายการส่วนประกอบทั้งหมดเรียงลำดับจากมากไปน้อย พร้อมชื่อกลุ่มหน้าที่ของวัตถุเจือปนอาหาร
- น้ำหนักสุทธิบนบรรจุภัณฑ์ หน่วยและตำแหน่งที่แสดง ซึ่งตรงกับใบรายการบรรจุหีบห่อ
- รูปแบบวันผลิตและวันควรบริโภคก่อน พิมพ์วันที่ใดบ้าง เรียงลำดับแบบใด (ปี/เดือน/วัน) และเครื่องพิมพ์สามารถพิมพ์ในรูปแบบอื่นได้หรือไม่หากคุณต้องการ
- ข้อความระบุวิธีการเก็บรักษา สภาวะที่ใช้เป็นเกณฑ์ของอายุการเก็บรักษา — สภาพอากาศของสิงคโปร์ทำให้รายการนี้มีความสำคัญในเชิงพาณิชย์ ไม่ใช่เพียงข้อความสำเร็จรูปทั่วไป
- ข้อความระบุประเทศแหล่งกำเนิด ถ้อยคำที่แน่นอน และตำแหน่งที่ปรากฏบนบรรจุภัณฑ์
- ชื่อและที่อยู่ของผู้ผลิต / ผู้บรรจุ ตามที่ควรปรากฏ โดยถอดอักษรให้สอดคล้องกันทุกแห่ง
รายการที่ผู้นำเข้าในสิงคโปร์เป็นผู้ดำเนินการหรือสำแดง
- การจดทะเบียนผู้ค้าและใบอนุญาตนำเข้า คุณเป็นผู้ถือและผู้ยื่น ไม่ใช่ซัพพลายเออร์ ยืนยันประเภทและขั้นตอนที่ใช้อยู่ในปัจจุบันกับ SFA และตัวแทนออกของของคุณ
- ข้อความที่สำแดงในใบอนุญาตนำเข้า ต้องตรงกับคำอธิบายในใบกำกับสินค้าทุกคำเท่าที่ทำได้ นี่คือรายการที่คุ้มค่าที่สุดที่จะตรวจทานซ้ำอีกรอบ
- การจัดพิกัดศุลกากร เป็นการตัดสินของตัวแทนออกของของคุณ โดยอาศัยข้อมูลจากคำอธิบายสินค้า ยืนยันว่าการจัดพิกัดชาเขียวชนิดผงของคุณแตกต่างจากชาใบหรือไม่ และพรีมิกซ์จัดอยู่ในพิกัดอื่นหรือไม่
- ส่วนแสดงชื่อและที่อยู่ของผู้นำเข้าบนฉลาก โดยทั่วไปจะดำเนินการที่ปลายทางด้วยสติกเกอร์ หรือพิมพ์โดยผู้บรรจุจากอาร์ตเวิร์กที่จัดเตรียมให้
- องค์ประกอบใด ๆ ของฉลากที่กฎระเบียบในประเทศปลายทางกำหนด ซึ่งผู้บรรจุในญี่ปุ่นไม่อาจทราบได้ — และสติกเกอร์เป็นที่ยอมรับสำหรับรูปแบบบรรจุภัณฑ์ของคุณหรือไม่ สอบถาม SFA หรือตัวแทนของคุณโดยตรง คำตอบอาจแตกต่างกันระหว่างถุงบรรจุขนาด 1 kg สำหรับธุรกิจบริการอาหาร (foodservice) กับกระป๋องที่พร้อมวางจำหน่ายปลีก
- ช่องลงนามรับรอง ชื่อ วันที่ และหมายเลข PO เพื่อให้ถ้อยคำที่ตกลงกันแนบเป็นส่วนหนึ่งของสัญญา แทนที่จะอยู่เพียงในเธรดอีเมล
บรรจุภัณฑ์ปริมาณมากสำหรับธุรกิจบริการอาหาร เทียบกับบรรจุภัณฑ์พร้อมวางจำหน่ายปลีก
ความแตกต่างนี้มีผลต่อเนื้อหาในแบบฟอร์มมากกว่าปัจจัยอื่นใด ถุงอะลูมิเนียมขนาด 1 kg ที่ขายให้เครือร้านคาเฟ่ กับกระป๋องขายปลีกขนาด 30 g ที่ติดแบรนด์ของคุณเอง ไม่ใช่สิ่งเดียวกันในแง่ของการปฏิบัติตามข้อกำหนด แม้ผงชาข้างในจะเหมือนกันทุกประการก็ตาม บรรจุภัณฑ์พร้อมวางจำหน่ายปลีกจะเข้าข่ายข้อกำหนดการติดฉลากสำหรับผู้บริโภคครบทั้งชุด และหากคุณทำสินค้าแบรนด์ของคุณเอง (private label) ก็ต้องมีอาร์ตเวิร์กเฉพาะซึ่งมีจำนวนการผลิตขั้นต่ำของตัวเอง บรรจุภัณฑ์ปริมาณมากสำหรับธุรกิจบริการอาหารอาจได้รับการปฏิบัติที่แตกต่างออกไป — แต่คำว่า "อาจ" ในประโยคนี้มีน้ำหนักจริง ๆ และเป็นคำถามสำหรับ SFA หรือตัวแทนออกของของคุณ ไม่ใช่สำหรับเรา และไม่ใช่สำหรับซัพพลายเออร์ของคุณ
ตัดสินใจว่าคุณจะสั่งแบบใดในสองแบบนี้ก่อนขอราคาจากซัพพลายเออร์ ใบเสนอราคาสำหรับบรรจุภัณฑ์ปริมาณมากแบบไม่พิมพ์ลาย กับใบเสนอราคาสำหรับบรรจุภัณฑ์ขายปลีกแบรนด์ของคุณเอง (private label) แบบพิมพ์ลาย เป็นตัวเลขที่ต่างกัน มีระยะเวลารอสินค้าต่างกัน และมีปริมาณขั้นต่ำต่างกัน
อีเมลก่อนออก PO ที่คุณส่งถึงซัพพลายเออร์ได้
สั้น เจาะจง และตอบได้ ตัวอย่างเช่น:
เรื่อง: ขอยืนยันถ้อยคำในเอกสารและฉลากก่อนออก PO — มัทฉะ [ปริมาณ] kg
เรากำลังเตรียมข้อมูลสำแดงในใบอนุญาตนำเข้าครั้งแรกสำหรับสิงคโปร์ และต้องการให้เอกสารและบรรจุภัณฑ์สอดคล้องกันก่อนที่คุณจะพิมพ์สิ่งใดออกมา โปรดยืนยันข้อมูลต่อไปนี้:
1. คำอธิบายสินค้าภาษาอังกฤษที่แน่นอนซึ่งคุณจะใช้ในใบกำกับสินค้าและบนบรรจุภัณฑ์
2. สินค้านี้เป็นมัทฉะที่มีส่วนประกอบเดียวหรือไม่ และหากไม่ใช่ ขอข้อความแสดงส่วนประกอบฉบับเต็ม
3. พารามิเตอร์ในใบรับรองผลการวิเคราะห์มาตรฐานของคุณ และการทดสอบเพิ่มเติมใดบ้างที่ทำได้โดยมีค่าใช้จ่าย
4. รูปแบบรหัสล็อต ตำแหน่งที่พิมพ์ และความเชื่อมโยงกับใบรายการบรรจุหีบห่อ
5. รูปแบบวันผลิตและวันควรบริโภคก่อนที่คุณพิมพ์ และสภาวะการเก็บรักษาที่ใช้เป็นสมมติฐานในการกำหนดอายุการเก็บรักษา
6. ถ้อยคำระบุประเทศแหล่งกำเนิดและที่อยู่ของผู้บรรจุตามที่ปรากฏบนบรรจุภัณฑ์
7. เราสามารถติดสติกเกอร์ที่อยู่ของผู้นำเข้าบนบรรจุภัณฑ์ของคุณได้หรือไม่ และหากสามารถพิมพ์อาร์ตเวิร์กเฉพาะได้ ขอทราบจำนวนการผลิตขั้นต่ำและระยะเวลารอสินค้าเมื่อยืนยันข้อมูลเหล่านี้แล้ว เราจะแนบข้อมูลดังกล่าวไปกับ PO
ซัพพลายเออร์ที่ตอบได้ครบทั้งเจ็ดข้ออย่างรวดเร็ว คือซัพพลายเออร์ที่เคยส่งสินค้าไปยังตลาดที่มีการกำกับดูแลมาก่อน ส่วนซัพพลายเออร์ที่ตอบข้อ 3 หรือข้อ 7 ไม่ได้ ก็กำลังให้สัญญาณที่เป็นประโยชน์แก่คุณว่าการจัดส่งครั้งแรกจะเป็นไปอย่างไร
สิ่งที่ควรทำกับแบบฟอร์มที่กรอกเสร็จแล้ว
ส่งแบบฟอร์มมาให้เราพร้อมปริมาณเป้าหมาย ขนาดบรรจุภัณฑ์ และระบุว่าคุณต้องการบรรจุภัณฑ์ปริมาณมากแบบไม่พิมพ์ลาย หรือบรรจุภัณฑ์แบรนด์ของคุณเอง (private label) แบบพิมพ์ลาย เราจะเสนอราคาตามขอบเขตการติดฉลากและเอกสารที่คุณระบุไว้ ดังนั้นราคาที่คุณเห็นจึงรวมทุกสิ่งที่จำเป็นในการนำสินค้าไปถึงปลายทางในสภาพพร้อมขายไว้แล้ว — แทนที่จะเป็นตัวเลขที่ต่ำกว่าแต่เพิ่มขึ้นในภายหลังเมื่อต้องมีคนติดฉลากพาเลตใหม่ในคลังสินค้าที่สิงคโปร์
ขอใบเสนอราคาขายส่ง พร้อมแนบการแบ่งหน้าที่ด้านเอกสารของคุณ
การอ้างอิงด้านกฎระเบียบในบทความนี้เป็นการอธิบายเชิงโครงสร้าง ไม่ใช่การระบุตัวบทที่ใช้บังคับในปัจจุบัน โปรดยืนยันเรื่องใบอนุญาตของ SFA ขั้นตอนการยื่นขอใบอนุญาตนำเข้า ข้อกำหนดด้านฉลาก และมาตรการใด ๆ สำหรับสินค้าที่มีแหล่งกำเนิดจากญี่ปุ่น โดยตรงกับสำนักงานอาหารสิงคโปร์ (Singapore Food Agency) และกรมศุลกากรสิงคโปร์ (Singapore Customs) ก่อนสั่งซื้อ และทบทวนเป็นประจำทุกปี
