Matcha untuk Kanada: Dokumen dan Label Dwibahasa

Artikel ini membahas jalur impor matcha curah Jepang ke Kanada, dan disusun berdasarkan satu pertanyaan: item mana yang termasuk dalam paket ekspor supplier Jepang Anda, dan item mana yang harus Anda tangani sendiri sebagai importer of record (importir tercatat) di Kanada. Jika pengiriman Anda justru menuju Australia, jalur DAFF dan FSANZ memiliki struktur yang berbeda dan dibahas dalam artikel kami tentang dokumen impor matcha ke Australia. Jika Anda masih berada pada tahap pertanyaan umum seputar incoterms, klasifikasi HS, dan kontak pertama dengan produsen Jepang, mulailah dengan impor matcha dari Jepang. Dan jika Anda ingin melihat transaksi yang sama dari sudut pandang eksportir Jepang — apa yang mereka siapkan, apa yang dapat dan tidak dapat mereka sertifikasi — bacalah ekspor teh hijau Jepang.

Pembahasan berikut mengasumsikan bahwa Anda telah menyepakati grade dan harga, dan kini sedang menyusun purchase order (PO).

Penghambatnya hampir tidak pernah terletak pada teh itu sendiri

Berdasarkan pengalaman kami dengan klien di Kanada, pengiriman matcha curah jarang tertahan karena produknya. Pengiriman tertahan karena dua kelompok kewajiban tidak pernah dipisahkan. Berdasarkan Safe Food for Canadians Regulations, Kanada membebankan lisensi dan kewajiban pengendalian preventif kepada importir, sedangkan satu-satunya pihak yang dapat menghasilkan data analitis dan komposisi yang mendasarinya adalah produsen di Jepang. Tidak ada pihak yang dapat menyelesaikan separuh bagian pihak lainnya.

Tetapkan empat hal dalam PO, dan sisanya adalah pekerjaan rutin broker:

1. Sertifikat analisis (COA) yang daftar analitnya sesuai dengan apa yang benar-benar akan diminta oleh broker Anda dan tim QA pelanggan Anda.
2. Kode lot beserta tanggal penggilingan atau pengemasan yang dicetak pada setiap kantong dalam, sehingga ketertelusuran satu langkah ke depan/satu langkah ke belakang (one-up/one-back) dapat dilakukan tanpa membuka karton.
3. Spesifikasi komposisi lengkap yang cukup rinci untuk menyusun tabel Nutrition Facts Kanada.
4. Rumusan daftar bahan dwibahasa, Inggris/Prancis, yang telah disepakati dan ditetapkan sebelum artwork dikirim ke percetakan.

Bagian Anda: lisensi SFC dan hal-hal yang menyertainya

Jika Anda mengimpor pangan ke Kanada untuk tujuan komersial, umumnya Anda memerlukan lisensi berdasarkan Safe Food for Canadians Regulations, yang diterbitkan melalui portal My CFIA milik Canadian Food Inspection Agency. Lisensi diterbitkan untuk kegiatan dan kelompok komoditas tertentu, sehingga lisensi yang diperoleh bertahun-tahun lalu untuk lini produk lain mungkin tidak mencakup impor pangan olahan seperti bubuk teh. Cocokkan entri kegiatan pada lisensi Anda yang sudah ada dengan apa yang akan Anda lakukan, dan konfirmasikan kategori persyaratan yang berlaku saat ini langsung kepada CFIA: lisensi pangan CFIA.

Lisensi tersebut disertai kewajiban yang tidak dapat Anda delegasikan kepada supplier Anda:

• Rencana pengendalian preventif. Rencana tertulis yang mencakup cara Anda memverifikasi bahwa produk dari supplier luar negeri memenuhi persyaratan Kanada. COA dari supplier Anda merupakan masukan bagi rencana ini, bukan penggantinya.
• Catatan ketertelusuran. Anda harus dapat mengidentifikasi siapa yang memasok lot tersebut dan kepada siapa Anda menjualnya. Inilah sebabnya format lot pada kantong dalam penting secara komersial, bukan sekadar soal tampilan.
• Identitas importir pada label. Pencantuman nama pedagang (dealer) dan alamat di Kanada pada kemasan ritel menjadi bagian Anda.
• Kondisi penyimpanan di 3PL Anda. Mutu warna dan aroma matcha menurun akibat paparan panas, cahaya, dan oksigen — ini pengetahuan umum tentang produk, bukan klaim regulasi — sehingga komitmen suhu dalam kontrak pergudangan Anda adalah keputusan Anda, bukan keputusan eksportir.

Bagian mereka: apa yang hanya dapat diterbitkan oleh produsen Jepang

Mintalah hal-hal berikut dalam PO, secara tertulis, sebelum produksi pertama:

• COA dengan daftar analit yang disebutkan secara spesifik. Jangan menerima "COA tersedia" sebagai satu baris item. Tentukan apa yang tercantum di dalamnya: kadar air, ukuran partikel atau mesh, katekin total jika pelanggan Anda menggunakannya dalam pemasaran, jumlah mikroba, dan logam berat jika pelanggan ritel Anda memintanya.
• Cakupan uji residu pestisida. Batas residu Jepang dan Kanada ditetapkan secara terpisah, sehingga sertifikat yang menunjukkan kepatuhan terhadap batas Jepang tidak dengan sendirinya membuktikan kepatuhan di Kanada. Sepakati panel uji mana yang dijalankan dan bagikan kepada broker Anda sebelum pengiriman.
• Uji radionuklida, sebagai baris tersendiri. Sejumlah pasar memberlakukan pembatasan impor atas pangan Jepang setelah kecelakaan Fukushima Daiichi tahun 2011, dan banyak di antaranya kemudian dicabut; status setiap pasar berubah dari waktu ke waktu. Konfirmasikan apakah Kanada saat ini menerapkan langkah semacam itu terhadap teh langsung kepada CFIA dan broker Anda pada saat pengiriman, alih-alih mengandalkan ringkasan dari sumber sekunder. Terlepas dari posisi regulasinya, sebagian pelanggan supermarket dan ritel meminta sertifikat radionuklida sebagai syarat internal mereka untuk listing produk, jadi pastikan sejak awal apakah pelanggan Anda menginginkannya. Kementerian Pertanian, Kehutanan, dan Perikanan Jepang menerbitkan informasi tentang langkah keamanan pangan terkait ekspor: keamanan pangan MAFF.
• Spesifikasi komposisi per 100 g. Energi, lemak, lemak jenuh, karbohidrat, serat, gula, protein, natrium, serta zat gizi yang diwajibkan Kanada dalam tabel Nutrition Facts. Jika supplier hanya dapat memberikan spesifikasi parsial, Anda tidak dapat menyusun panel yang memenuhi ketentuan, dan Anda akan mengetahuinya pada tahap artwork, bukan pada tahap PO.
• Pernyataan alergen dan gluten. Matcha murni adalah produk berbahan tunggal, tetapi pernyataan tersebut sebaiknya mencakup lingkungan penggilingan dan pengemasan, bukan hanya daunnya.
• Format lot dan tanggal penggilingan. Konfirmasikan format cetak yang persis dan letak pencantumannya — kantong dalam, karton luar, atau keduanya.
• Deklarasi bahan kemasan untuk kantong dalam dan pembilasan nitrogen jika ada, ditambah packing list yang deskripsi produknya konsisten dengan klasifikasi tarif yang akan digunakan broker Anda untuk teh hijau.

Mengenai perlakuan bea masuk: Jepang dan Kanada sama-sama merupakan pihak dalam CPTPP, tetapi tarif yang berlaku dan dokumentasi asal barang bergantung pada klasifikasi dan pada skema tarif yang diklaim. Konfirmasikan tarif serta persyaratan deklarasi asal kepada customs broker Anda pada saat pengiriman. Referensi umum tentang prosedur impor diterbitkan oleh Canada Border Services Agency: impor CBSA.

Pelabelan dwibahasa: tetapkan rumusannya, bukan sekadar terjemahannya

Pangan kemasan yang dijual di Kanada umumnya memerlukan informasi label wajib dalam bahasa Inggris dan Prancis, dengan pengecualian terbatas. Elemen-elemen wajib — nama umum, jumlah bersih, daftar bahan, tabel Nutrition Facts, nama dan alamat pedagang (dealer), serta informasi umur simpan (durable life) bila berlaku — mengikuti aturan yang ditetapkan dalam Industry Labelling Tool milik CFIA, yang merupakan rujukan untuk memeriksa persyaratan terkini, bukan ringkasan apa pun termasuk ringkasan ini.

Pada matcha secara khusus, ada tiga hal yang menyebabkan cetak ulang:

• Ruang panel. Informasi wajib harus tercantum dalam kedua bahasa, dan format ritel matcha berukuran kecil — kaleng 30 g dan 40 g umum digunakan. Sebelum menyetujui artwork, ambil blok teks bahasa Inggris yang sudah final, buat padanannya dalam bahasa Prancis, lalu ukur keduanya dan bandingkan dengan luas panel yang tersedia. Pengukuran tersebut, yang dilakukan pada artwork Anda sendiri, adalah satu-satunya angka yang penting; perkiraan dari kategori produk lain tidak akan berlaku.
• Rumusan nama bahan yang tetap utuh setelah diterjemahkan. Tetapkan pasangan istilah yang akan Anda gunakan — misalnya "green tea powder / poudre de thé vert" — dan gunakan secara identik di daftar bahan, panel depan, dan materi pemasaran apa pun. Supplier yang mendeskripsikan produk secara berbeda di COA dan di packing list menimbulkan pertanyaan yang sebenarnya dapat dihindari.
• Nutrition Facts yang disusun dari spesifikasi nyata. Tabel tersebut disusun dari data komposisi, dan aturan pembulatan serta formatnya adalah aturan Kanada. Jika lembar spesifikasi dari supplier Anda minim, pada langkah inilah prosesnya terhenti.

Jika rencana Anda mencakup listing di toko swalayan Quebec, perlu dicatat bahwa Quebec menerapkan persyaratan bahasa Prancis tingkat provinsi terhadap produk komersial dan kemasan, di samping aturan federal. Konsultasikan persyaratan yang berlaku saat ini dengan Office québécois de la langue française dan konsultan label Anda sebelum mencetak, alih-alih berasumsi bahwa batas minimum dwibahasa tingkat federal sudah memadai.

Waktu: apa yang perlu ditetapkan dan kapan

Daftar periksa di bawah ini layak dijalankan sebagai tiga percakapan terpisah, alih-alih satu email panjang.

• Sebelum PO: cakupan kegiatan lisensi SFC, daftar analit COA, cakupan uji residu dan radionuklida, format lot dan tanggal penggilingan, spesifikasi komposisi per 100 g.
• Sebelum artwork: rumusan daftar bahan dwibahasa, penyusunan Nutrition Facts, nama importir dan alamat di Kanada, pernyataan alergen dan gluten, pengukuran ruang panel.
• Sebelum barang tiba: referensi rencana pengendalian preventif, rumusan packing list dan klasifikasi, dokumentasi asal barang untuk perlakuan bea masuk, komitmen suhu penyimpanan di 3PL.

Sebuah email singkat kepada supplier sudah mencakup sebagian besar percakapan pertama: "Sebelum kami menerbitkan PO, mohon konfirmasikan (1) daftar analit pada COA Anda, (2) panel residu yang diuji pada lot ini, (3) apakah kode lot dan tanggal penggilingan dicetak pada setiap kantong dalam dan dalam format apa, serta (4) apakah Anda dapat menyediakan spesifikasi komposisi lengkap per 100 g, termasuk natrium dan serat. Mohon konfirmasikan juga deskripsi produk persis yang Anda gunakan pada COA dan packing list."

Langkah berikutnya

Setiap item di atas bergantung pada satu hal yang dapat Anda verifikasi dengan biaya rendah: apakah supplier benar-benar dapat menerbitkan spesifikasi dan format lot tersebut, bukan sekadar menjanjikannya. Mintalah lot sampel beserta COA lengkap dan lembar spesifikasi komposisi, lalu cobalah menyusun label dwibahasa dan tabel Nutrition Facts Anda berdasarkan data tersebut sebelum berkomitmen pada volume. Minta sampel beserta lembar spesifikasi lengkap.

Jika Anda ingin format lembar spesifikasi dicocokkan dengan apa yang diminta oleh customs broker dan pelanggan ritel Anda, kirimkan daftar persyaratan mereka kepada kami bersama permintaan sampel, dan kami akan memberikan tanggapan berdasarkan daftar tersebut.

Persyaratan regulasi di Kanada berubah secara berkala. Artikel ini menjelaskan kategori persyaratan, bukan klausul spesifik; konfirmasikan persyaratan yang berlaku saat ini kepada CFIA, CBSA, dan customs broker Anda pada saat pengiriman.